Le présent point du Conseil communal de MORLANWELZ du 29 mars 2021 à été reporté en séance du Conseil communal de MORLANWELZ du 26 avril 2021 au moment de l'approbation du PV du 29 mars 2021 du fait des interrogations de M. le Conseiller Salvatore CHIAVETTA qui souhaitait connaître divers détails sur le matériel dont question dans ce point : ° la durée du contrat =⇒ réponse ultérieure à la séance du 29 mars 2021 : cinq (5) ans (article 5.2 du contrat) ; ° le montant que représente ce contrat =⇒ réponse ultérieure à la séance du 29 mars 2021 : 34,19 euros HTVA / mois (page 14 de l'annexe au contrat) ; ° le(s) montant(s) de ce contrat sera-il (seront-ils) revu(s) à la baisse en cas d'achat de matériel neuf =⇒ réponse ultérieure à la séance du 29 mars 2021 : il s'agit déjà de matériel neuf, en l'occurrence le “ FireWall ” (voir également page 14 de l'annexe au contrat).

Il est demandé au Conseil communal de MORLANWELZ d'approuver le Contrat de maintenance de matériel informatique repris dans le dossier, et tel que ci-dessous : « …

CONTRAT DE MAINTENANCE DE MATERIEL INFORMATIQUE

Entre d'une part, La S.A. CIVADIS - BE-0861.023.666 - Parc Industriel de Rhisnes - Rue de Néverlée, 12 - 5020 NAMUR - représentée par Sophie DEMOITIE - Directrice Financière - ci-après dénommée CIVADIS, Et d'autre part,

Administration communale de Morlanwelz - Rue Raoul Warocqué, 2 - 7140 MORANWELZ

Représenté(e) par - Ci-après dénommé(e) le CLIENT,

Ci-après, « les Parties ».

II est convenu ce qui suit : I. OBJET DU CONTRAT

Sauf conditions spécifiques prévues au Cahier Spécial Charges, le CLIENT confie par le présent contrat à CIVADIS (ci-après, Contrat), aux termes et conditions stipulés ci-dessous, l'entretien et la réparation des dispositifs et/ou appareils énumérés et décrits dans le ou les Relevés annexés au présent contrat (Annexe 1)

II. Définitions

Dans le cadre du présent contrat, les parties entendent préciser la portée des termes suivants : Consommables : tous les éléments du Matériel qui, de par leur nature ou leur fonction, sont sujets à l'usure à la suite d'une utilisation normale de l'appareil, selon les critères fixés par le fabricant (par exemple : toner, photoconducteur, four, tête d'impression, disque amovible USB, batterie d'UPS,

Signpad Stepover,…).

Documentation : tout document du constructeur fournis au client à préciser les spécifications techniques du Matériel.

Dysfonctionnement : toute erreur, tout défaut ou dommage au Matériel causant une perturbation dans l'usage des fonctionnalités normalement mises à disposition des Clients.

Jours et Heures ouvrables : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h à 17h, à l'exclusion des jours fériés légaux et des jours de fermeture complète de CIVADIS.

Informations Confidentielles : toute information, quelle qu'en soit la forme et la nature, relative aux secrets d'affaires, aux droits intellectuels, au commerce des Parties, aux clients des Parties, aux activités, aux procédés, aux spécifications applicables au Matériel, aux composants interne du Matériel, au fonctionnement du Matériel, aux spécifications applicables aux Services, à l'exécution des

Services, aux opportunités commerciales ou aux affaires commerciales des Parties.

Matériel : ensemble des dispositifs et/ou appareils couvert par le présent contrat et tels qu'énumérés et décrits à l'Annexe 1 « Relevés ».

Relevé(s) : document contractuel identifiant le Matériel couvert par le présent Contrat précisant, pour chaque dispositif et/ou appareil, un identifiant, un n° de série, une date de début de prise d'effet des Services de maintenance et une date de fin de ceux-ci.

Services de maintenance (ou Services, ou Maintenance) : services à la réparation et/ou la résolution des Dysfonctionnements couverts le présent Contrat.

III. Dispositions relatives à la Maintenance du Matériel

ARTICLE 1 : OBJET DE LA MAINTENANCE

Les Services de maintenance sont une offre de services complémentaire à la garantie constructeur et vise la maintenance corrective.

Le CLIENT confie à CIVADIS la Maintenance du Matériel dans les limites prévues par la présente section.

ARTICLE 2 : PORTÉE DE LA MAINTENANCE

Les Services maintenance visent à débloquer une situation à court terme et à rétablir le fonctionnement du Matériel en cas de Dysfonctionnement. Les Services de maintenance couvrent (sauf réserves et exclusions exprimées à l'article 7) : * L'intervention destinée à résoudre Dysfonctionnement du Matériel lorsque celle-ci a fait l'objet d'une demande du CLIENT conformément à la procédure de notification définie ci-après,

Sur Matériel qui n'est pas ou plus couvert par la garantie constructeur le coût des pièces dont le remplacement est reconnu nécessaire par CIVADIS, * Le rechargement des logiciels, des applications et des données sur base des copies de sécurité effectuées par le CLIENT, * Le prêt de matériel de remplacement (dans la limite des disponibilités d'un matériel équivalent), * Les salaires, charges, frais de transport des techniciens amenés à intervenir pour le compte de

CIVADIS, * En Outre, CIVADIS remplit rôle d'intermédiaire entre le CLIENT et le constructeur du Matériel, en assurant le support de 1er niveau, ainsi que le suivi de l'incident avec le constructeur du Matériel jusqu'à sa complète résolution.

Selon le type de Matériel couvert par le présent contrat, certains services spécifiques sont pris en charge par CIVADIS. Ceux-ci sont repris en Annexe 4.

Dars l'hypothèse où la résolution du Dysfonctionnement nécessite la commande de pièces, les délais de résolution prévus dans les présentes dispositions seront prolongés à concurrence des délais de livraison du fournisseur habituel CIVADIS.

Les pièces échangées ou remplacées deviennent la propriété de CIVADIS ; les pièces réparées restent la propriété du CLIENT.

Si l'élément hardware du Matériel identifié comme étant la cause du Dysfonctionnement ne peut être réparé sur le lieu de l'intervention, il sera remplacé une pièce équivalente ou interchangeable.

En cas d'impossibilité de réparation, si CIVADIS ne peut se procurer les pièces d'origine ou si le Dysfonctionnement ne peut faire l'objet d'une réparation, le Matériel sera échangé par un matériel équivalent.

Si le coût de réparation excède la valeur de remplacement du Matériel défectueux, CIVADIS peut procéder au remplacement du Matériel défectueux par un matériel équivalent.

La Période de garantie n'est pas suspendue ni prolongée à la suite d'une réparation ou d'un échange dans le cadre des Services de maintenance.

ARTICLE 3 : PROCÉDURES LIÉES AUX SERVICES DE MAINTENANCE 3. 1. Procédure de notification et collaboration

Lorsqu'il constate un Dysfonctionnement du Matériel, le CLIENT doit en aviser CIVADIS dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 8 Heures ouvrables de sa constatation.

Le CLIENT veillera à communiquer à CIVADIS les informations minimales suivantes, nécessaires pour permettre un diagnostic du Dysfonctionnement : la date de survenance du Dysfonctionnement, la (les) fonctionnalités concernée(s), la nature du problème rencontré (blocage, lenteur, plantage), l'impact du Dysfonctionnement sur le fonctionnement normal du Matériel, le nombre de Matériel(s) concerné(s), le caractère répété ou non du Dysfonctionnement, les manipulations ou conditions d'utilisation du

Matériel menant au Dysfonctionnement, ainsi que tout autre élément particulier qui serait observé par le CLIENT.

Ces informations seront transmises à CIVADIS selon la modalité de communication de son choix : par téléphone (081.554.511), via I'extranet de CIVADIS, par courrier postal ou e-mail (support- technique@civadis.be). La fourniture de Services de maintenance de qualité ne peut être assurée qu'avec la pleine et efficace collaboration du CLIENT. Le CLIENT en est conscient et fournit, de façon proactive, toute l'assistance raisonnable à la résolution du Dysfonctionnement signalé, notamment quant à l'accès (à distance ou physique lorsque requis) au Matériel affecté. Tout délai d'intervention de CIVADIS est automatiquement prolongé à due concurrence du retard lié à la difficulté ou l'impossibilité au Matériel affecté par le Dysfonctionnement.

Si une intervention sur site a été effectuée par CIVADIS, mais aurait pu être évitée avec une collaboration raisonnable du CLIENT, CIVADIS pourra facturer au CLIENT les frais liés à ladite intervention sur site, ainsi que les prestations supplémentaires liées au déplacement, selon le tarif horaire de CIVADIS applicable. 3.2. Engagements de CIVADIS

Dans limites de tels que définis dans le présent Contrat, CIVADIS déploie meilleurs efforts pour résoudre tout Dysfonctionnement dûment signalé par le CLIENT.

En outre, CIVADIS s'engage à mettre en œuvre les moyens dont elle dispose pour maintenir ou rétablir en bon état de fonctionnement le Matériel, ainsi qu'à informer le CLIENT lorsqu'elle se connecte aux installations du CLIENT pour exécuter les Services de maintenance. 3.3. Conditions d'intervention

L'intervention se fait sot à soit sur site, selon l'évaluation que fait CIVADIS du Dysfonctionnement et des moyens de résolution à sa disposition au moment du signalement.

Si la remise en état de marche du Matériel défaillant ne peut se faire par une intervention à distance (via téléphone, e-mail, courrier, ou télémaintenance), CIVADIS réalise : * Les interventions de dépannage sur site, * Le remplacement des pièces nécessaires aux actions curatives, * La réinstallation des logiciels, des applications et données sur base des copies de sécurité effectuées par le CLIENT si elles existent.

Lorsqu'une intervention sur site est nécessaire, le CLIENT doit : * Garantir sans délai à CIVADIS (ou tout tiers agissant pour le compte de CIVADIS) un libre accès au site et aux infrastructures informatiques du CLIENT durant les Heures ouvrables, afin de permettre une intervention sur le Matériel, * Fournir l'alimentation électrique nécessaire, * Fournir l'assistance, si demandé par CIVADIS, des employés responsables du Matériel pour le compte CLIENT. 3.4. Délai de prise en compte de la demande

Les Services de maintenance sont planifiés pendant les Jours ouvrables, du lundi au vendredi, 8h30 à 12h et de 13h à 17h, en fonction et de l'urgence du problème à résoudre ainsi que l'analyse d'indisponibilité consécutif à l'application de la correction.

Le niveau de criticité de l'incident défini comme : * Dysfonctionnement de priorité « critique » : o Impossibilité d'utiliser une ou plusieurs fonctionnalités du système ; impossibilité de réaliser une tâche et aucune solution de contournement possible pour l'utilisateur ; arrêt l'activité du métier.

Dysfonctionnement reproductible. * Priorité haute (Niveau 1) o Prise en compte de la demande au plus : 1 heure ouvrée o Diagnostic au plus tard : 2 heures ouvrées, o Délai d'intervention sur site une fois le diagnostic posé : 3 heures ouvrées, o Mise en place d'une solution de contournement au plus tard : 16 heures ouvrées. * Dysfonctionnement de priorité « moyenne » : o Anomalie autre que bloquante qui implique un fonctionnement en mode dégradé d'une ou plusieurs fonctionnalités du système, impossibilité de réaliser une tâche et une solution de contournement est possible ; impact significatif sur l'activité du métier. Dysfonctionnement reproductible. * Priorité normale (Niveau 2) o Prise en compte de la demande au plus : 2 heures ouvrées, o Diagnostic au plus tard : 4 heures ouvrées, o Délai d'intervention une fois le diagnostic posé au plus : 8 heures ouvrées, o Mise en place d'une solution définitive dans les meilleurs délais. * Dysfonctionnement de priorité « basse » : o Anomalie autre que bloquante ou majeure ; intervention non strictement nécessaire ; ne bloque pas le fonctionnement d'un service ; pas d'impact l'activité du métier. * Priorité basse (Niveau 3) o Prise en compte de la demande et diagnostic au plus tard : 6 heures ouvrées, o Diagnostic au plus tard : 10 heures ouvrées, o Délai d'intervention une fois le diagnostic posé au plus tard : dans les meilleurs délais, o Mise en place d'une solution définitive dans les meilleurs délais.

Les interventions ont lieu à partir de la réception la demande.

Sauf incident de Niveau 1, toutes les demandes arrivant en dehors des Heures ouvrables ou après 16H30 les Jours ouvrables, seront considérées comme reçues le Jour ouvrable suivant.

Les services de maintenance n'impliquent pas que le fonctionnement du matériel ne subira aucune interruption, ni que le Matériel sera en tout temps en état de fonctionnement optimal. Le CLIENT reconnait expressément qu'il lui appartient de prendre les mesures qu'il juge appropriées aux fins d'assurer la continuité de ses activités en cas Dysfonctionnement et dégage CIVADIS de responsabilité à cet égard, envers lui-même ou un tiers quelconque, quelle que soit la nature, directe indirecte, du dommage subi. 3.5 Télémaintenance

Afin de permettre le diagnostic rapide de certains Dysfonctionnements du Matériel ainsi que les interventions de résolution des Dysfonctionnements ne nécessitant pas une intervention sur site, le CLIENT mettra en place, à ses frais, la liaison à distance prescrite par CIVADIS, entre Matériel et les infrastructures du CLIENT d'une part et les systèmes informatiques de CIVADIS d'autre part, via le réseau de télécommunications approprié. Cette connexion devra être conforme aux spécifications minimales indiquées par CIVADIS telles que précisées en Annexe 3.

Le CLIENT s'engage en tout cas à tenir à disposition de CIVADIS une connexion sécurisée permettent à CIVADIS de réaliser les interventions à distance via le réseau internet. Les coûts inhérents à l'établissement, la maintenance et l'utilisation cette connexion sont supportés par le CLIENT. Dans le cas où la connexion ne serait pas opérationnelle, les délais d'intervention de CIVADIS sont suspendus jusqu'à son rétablissement.

Saut avis contraire du CLIENT, celui-ci autorisera explicitement CIVADIS à se connecter à ses installations pour procéder aux opérations décrites ci-avant. Les procédures de connexion seront précisées par le CLIENT (personne de contact au l'administration habilitée à autoriser CIVADIS à connecter, modalité de communication de la demande, etc.).

Dans l'hypothèse où le CLIENT souhaiterait « ouvrir » les portes d'accès à ses installations au cas par cas, et non de façon permanente, celui-ci est conscient que cela peut entrainer un allongement du délai d'intervention de CIVADIS pour procéder aux opérations nécessaires aux Service de maintenance. En pareil cas, les délais d'intervention sont suspendus pendant la période entre la demande de connexion à distance de CIVADIS et l'activation par le CLIENT de la connexion permettant à CIVADIS d'effectivement intervenir sur le Matériel CLIENT.

ARTICLE 4 : ÉTAT DU MATÉRIEL ET ENVIRONNEMENT

Au moment de la signature du Contrat, le Matériel doit se trouver en bon état.

Si le Matériel se trouve déjà en exploitation à la prise d'effet du Contrat, CIVADIS se réserve le droit d'inspecter le Matériel et son environnement, au plus tard dans le mois qui suit la date de signature du présent contrat.

Si CIVADIS constate à cette occasion, ou à l'occasion d'une intervention sur site, qu'une intervention non couverte par le présent Contrat ou qu'une modification des conditions d'environnement Matériel est nécessaire pour garantir le bon fonctionnement du Matériel, CIVADIS en avisera le CLIENT par écrit.

Sans préjudice de toute indemnisation qui pourrait être réclamée par CIVADIS, en cas refus du CLIENT de procéder aux réparations prescrites dans un délai raisonnable et après mise en demeure restée sans effet de la part du Client dans un délai de 20 Jours ouvrables, CIVADIS pourra exclure le matériel déficient des services de maintenance couverts le Contrat, unilatéralement, sans indemnité ni préavis.

ARTICLE 5 : DURÉE ET PRISE D'EFFET DU CONTRAT 5.1 Durée des Services de maintenance

A chaque dispositif et/ou appareil tel que repris dans les Relevés figurant en Annexe I sont précisés une date de début de prise d'effet des Services de maintenance et une date fin de ceux-ci.

En cas de vente d'un Matériel défectueux, la date commencement de Services de maintenance peut être reportée à date de livraison du Matériel fourni par CIVADIS en remplacement du Matériel défectueux. 5.2 Prise d'effet du contrat et durée maximum

Le Contrat prend cours à la date de livraison du premier dispositif et/ou appareil et se termine, sauf rupture anticipée à la date de fin du dernier Service de maintenance.

La dure maximale du Contrat ne peut en tout état de cause dépasser cinq ans.

Au-delà cette période, une nouvelle offre de services devra être rendue. 5.3 Rupture anticipée du contrat

La résiliation anticipée Contrat n'est pas autorisée sauf dans les cas visés à l'article 17.

ARTICLE 6 : PROTECTION ET SAUVEGARDE DES DONNÉES

Le CLIENT reconnait expressément qu'il est tenu de mettre en œuvre les moyens qu'il juge appropriés pour protéger ses programmes, ses logiciels, ses données (en ce compris ses données à caractère personnel) et autres types de valeur contenus dans le Matériel. Dans ce contexte, le CLIENT informera spécifiquement CIVADIS si le Matériel endommagé contient des données dites particulières conformèrent au RGPD.

Il reconnait également qu'il lui appartient de s'assurer que son personnel est suffisamment formé pour utiliser le Matériel dans de bonnes conditions et conformèrent à la Documentation, que son organisation est adaptée aux objectifs d'informatisation qu'il s'est fixés et que les procédures adéquates de sauvegarde et/ou de secret de ses données sont opérationnelles et fiables.

Le CLIENT reconnait expressément qu'i lui appartient de prendre les mesures qu'il juge appropriées aux fins d'assurer la sauvegarde de ses données. Il conservera un support amovible (disque dur USB ou autre) « système » réalisé lors de l'installation et après toute mise à jour du Matériel (afin de permettre une réinstallation rapide du système en cas de crash nécessitant une telle réinstallation) et veillera à la prise journalière de copies de sécurité ses données.

Dans le cadre de ce Contrat, CIVADIS s'interdit d'accéder aux informations contenues sur le Matériel faisant l'objet du présent Contrat à d'autres fins que pour les de l'exécution des Services de maintenance. CIVADIS n'effectue aucune opération de contrôle, de validation ou de mise à jour desdits contenus. De même, CIVADIS n'effectue aucune sauvegarde spécifique du contenu stocké sur le Matériel faisant l'objet du présent Contrat. Il appartient en conséquence au CLIENT de prendre toutes les mesures nécessaires à la sauvegarde de ses contenus afin de se prémunir contre les risques de perte ou de détérioration, quelle qu'en soit la cause. Les contenus doivent être licites et être utilisés conformément aux règles de l'art et aux lois et réglementations en vigueur.

En cas de perte d'informations, CIVADIS réinstalle, dans le de la maintenance, le Matériel à partir du support amovible (disque dur USB ou autre) « système » et les données au départ de la copie de sécurité du jour précédent.

Dans l'hypothèse où le CLIENT ne disposerait pas d'un support amovible (disque dur USB ou autre) « système » ou d'une copie de sécurité du jour précédent utilisable, les prestations de réinstallation seront facturées en régie au tarif horaire de CIVADIS.

ARTICLE 7 : PRESTATIONS ADDITIONNELLES ET EXCLUSIONS

Les services de maintenance sont énumérés d'une manière limitative dans le présent Contrat. Tout service non repris n'est pas couvert par le par le présent Contrat et devra, le cas échéant, faire l'objet d'une facturation en régie aux tarifs de CIVADIS. 7. 1. Prestations additionnelles

Devront en tout état de cause faire l'objet d'une facturation en régie aux tarifs de CIVADIS les interventions additionnelles rendues nécessaires dans le cadre des Services de maintenance (qu'Il s'agisse de prestations complémentaires non couvertes par les Services ou de temps supplémentaire requis à la prestation des Services) en raison des circonstances suivantes : o Non-respect des spécifications techniques reprises dans la Documentation du constructeur o Lacune, inadéquation ou défaillance de l'environnement technique, y compris variation ou défectuosité de l'alimentation électrique, du réseau de télécommunication interne ou externe au CLIENT, à un encrassement anormal occasionnant une défaillance des systèmes de refroidissement du Matériel, etc., o Sabotage, vandalisme, accident, incendie, inondation, tempête, foudre, explosion ou affaissement du bâtiment, ainsi que toute autre cause étrangère et exceptionnelle, causés ou non par le Matériel, o Déplacement non autorisé du Matériel dans des Conditions d'environnement inadéquates à son bon fonctionnement ou non-respect des consignes de prudence d'usage, o Intervention de personnes non qualifiées ou non mandatées par CIVADIS, erreur de manipulation du Matériel, o Impossibilité ou difficulté d'accès au Matériel rendant la réalisation des prestations nécessaires difficiles ou impossibles, o Utilisation de pièces provenant d'un constructeur tiers, o En l'absence de copies de sécurité effectuées par le CLIENT, ou dans le cas d'impossibilité d'utiliser celles-ci, réinstallation des logiciels, des applications et des données, o Attaque par un virus informatique même si le Matériel est couvert par un programme Antivirus. 7.2. EXCLUSIONS

Sont exclus du présent Contrat : o Les Consommables (en ce compris les batteries), o Le maintien des logiciels en ce compris les logiciels « système », o Les interventions nécessitant l'analyse et/ou la modification d'un logiciel édité par un tiers, o La mise en place de matériel dans les locaux du CLIENT, o L'adjonction de dispositifs et/ou appareils ne figurant pas dans la liste du Matériel, o La modification ou l'extension des raccordements, o Le coût des supports de données, les frais de télécommunication, la peinture et le nettoyage extérieur des équipements.

ARTICLE 8 : PAIEMENT

Le CLIENT s'engage à payer, pour chaque période du Contrat, la redevance totale de Services applicable à cette période et spécifiée dans les Relevés.

La redevance, augmentée des droits et taxes applicables, sera facturée anticipativement par CIVADIS selon la périodicité spécifiée dans les Relevés.

La première redevance sera due et facturée à la date précisée dans le Relevé (par défaut, la date d'installation du Matériel).

ARTICLE 9 : FACTURE DES FOURNITURES ET DES SERVICES

Conformèrent à l'article 127 (marché de fournitures) et 160 (marché de services), de l'A.R.Exécution du 14 janvier 2013, les factures émises par CIVADIS sont payables au plus tard dans les 30 jours calendrier de leur réception sur le compte Belfius - IBAN : BE70 0682 2956 9725. Les factures valent déclaration de créance.

Si la livraison a lieu en plusieurs fois, délai de paiement est compté à partir de l'échéance du délai de vérification visé à l'article 120, alinéa 2, pour chacune des livraisons partielles.

Au cas où les factures de CIVADIS resteraient impayées, en tout ou en partie au terme de ce délai, CIVADIS aura droit au paiement de plein droit et sans mise en demeure préalable des intérêts calculés conformément à l'article 69 de l'A.R. Exécution du 14 janvier 2013.

Au cas où les factures resteraient impayées après leur échéance, CIVADIS pourra ralentir le rythme d'exécution des Services ou interrompre ceux-ci dans le respect de l'article 70 de l'A.R.Exécution du 14 janvier 2013 à condition que l'importance des paiements en retard au cours de la période considérée le justifie et sans préjudice de dommages et intérêts éventuels. La décision de ralentir le rythme d'exécution ou d'interrompre les Services ne pourra être mise en œuvre par CIVADIS qu'à l'expiration d'un délai de quinze (15) jours suivant sa notification au Client par envoi recommandé. Les Parties conviennent les paiements en retard à compter de la seconde échéance justifient l'application de la présente clause par CIVADIS.

ARTICLE 10 : PRIX

Les prix indiqués dans le présent Contrat le sont toujours à l'exclusion de toute taxe généralement quelconque et notamment de la TVA. Toute taxe ou droit douane relatif à l'exportation ou l'importation du Matériel ou pièces détachées est supporté par le CLIENT.

ARTICLE 11 : RÉVISION DES PRIX

Les prix fixés dans le présent Contrat et ses annexes sont des prix de base qui sont lés aux fluctuations de l'indice des prix AGORIA et sont soumis à la formule de révision des prix en matière de prestations de services énoncée ci-après.

Le prix de cette redevance sera ajusté à l'occasion de chaque échéance annuelle du 1er janvier suivant la formule suivante : ARTICLE 12 : ENGAGEMENT DU CLIENT

Le CLIENT doit veiller à ce que l'installation et la connexion du Matériel soient conformes aux techniques telles que décrites dans la Documentation. Il s'engage à utiliser le Matériel en bon père de famille, pour un usage habituel, conforme aux bonnes pratiques.

Le CLIENT a l'obligation de faire appel à CIVADIS pour effectuer toute intervention rendue nécessaire sur le Matériel couvert par les Services de maintenance.

Le CLIENT s'engage à donner libre accès à la documentation technique et au Matériel défectueux, dès l'arrivée du technicien agissant pour le compte de CIVADIS sur le site.

L'exécution des Services de maintenance du Matériel implique de part du CLIENT : o Le respect de la documentation applicable au Matériel, o Une installation conforme aux règles de sécurité et à la Documentation, o L'identification et la Iocalisation aisées et claires du Matériel sous garantie constructeur et sous maintenance.

ARTICLE 13 : TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DANS LE CADRE DE L'EXÉCUTION DES SERVICES

Dans le cadre Services effectués par CIVADIS tels que décrits aux Articles 1 et 2, CIVADIS agit en qualité de sous-traitant tandis que le CLIENT agit, quant à lui, en responsable du traitement au sens du RGPD et de la législation applicable à la protection des données.

CIVADIS s'engage à respecter le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la Iibre circulation de ces données (ci-après « RGPD » ou le « Règlement ») ainsi que la législation belge applcable en la matière.

Les Parties s'engagent à conclure un contrat distinct et reprenant leurs obligations respectives au sens du RGPD et la législation belge applicable (Annexe 2 : Convention de traitement des données à caractère personnel).

ARTICLE 14 : TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DU PERSONNEL DU CLIENT DANS LE CADRE DE L'EXÉCUTION CONTRAT 14.1. Les donnes à caractère personnel (nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction) transmises par le CLIENT relativement à son personnel sont traitées par CIVADIS en tant que responsable de traitement. 14.2. Conformément au Règlement général sur la protection des données 2016/679, ainsi qu'à la législation belge applicable, les données sont traitées : a) en vue de la de gestion de la clientèle ; b) en vue du bon suivi des demandes d'offres/ de devis ; c) en vue de l'exécution du Contrat et la prestation des Services ; d) en vue de la facturation ; e) en vue de la notification d'une modification de la police vie privée.

La fourniture et le traitement de ces données est nécessaire en vue de la bonne exécution des obligations de CIVADIS. Ce traitement est justifié par l'exécution du contrat pour les finalités a) à e) susvisées.

Ces données sont conservées pour toute la durée du Contrat et 5 ans après l'achèvement du Contrat.

Le cas échéant, les données sont conservées au-delà pour toute la durée nécessaire pour remplir les obligations légales de CIVADIS (notamment en matière fiscale et comptabilité). 14.3. Par ailleurs, CIVADIS dispose d'un intérêt légitime à promouvoir ses services auprès de ses

CLIENTS en traitant les données relatives à son personnel en vue des finalités suivantes : a) en vue de la communication des lettres d'information papiers et électroniques (newsletters) de CIVADIS ; b) en vue de la réalisation d'opérations d'information ou de promotion sur les services que nous offrons ou événements que nous organisons ; c) en vue de réaliser des enquêtes de satisfaction et études de marché ; d) en vue de vous proposer de nouvelles finalités.

Ces données de contact sont conservées tout au long de la relation contractuelle et jusqu'à ce que la personne concernée fasse part à CIVADIS de ne plus voir ses données être traitées pour ces finalités. 14.4 Vos données ne seront transmises à aucun autre destinataire que précisé ci-dessous et pour les finalités suivantes : a) sous-traitants de CIVADIS intervenant dans le cadre de l'exécution du Contrat, et ce dans la mesure nécessaire à l'exécution du Contrat ; b) aux administrations fiscales et sociales, à notre secrétariat social et à notre comptable, dans la mesure nécessaire au respect de nos obligations fiscales et sociales.

Les données ne seront pas transmises à des tiers autres que ceux spécifiés ci-dessus et aux fins indiquées sans votre accord préalable. 14.5. Les données ne peuvent être transférées en dehors de l'Union européenne que dans des pays que la Commission européenne estime pouvoir garantir un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel. A défaut, CIVADIS prendra les mesures de protection appropriées au moyen de clauses contractuelles standard relatives à la protection des données adoptées par la Commission.

Celles-ci peuvent être consultées au siège du responsable de traitement. 14.6. Moyennant demande écrite datée et signée, adressée à CIVADIS et la justification de votre identité vous pouvez obtenir, gratuitement s'il s'agit d'un volume raisonnable, la communication écrite des données et la portabilité des données, ainsi que, le cas échéant, la rectification, la limitation du traitement, la suppression de celles qui sont inexactes, incomplètes ou non pertinentes. Si aucune suite n'a été réservée à la demande 30 jours après son introduction, elle sera considérée comme rejetée. Vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données pour l'exercice de ces droits. Le Président du Tribunal de première instance connaitra de toute demande concernant ces droits si la demande a été rejetée. 14.7. À tout moment, si vous estimez que CIVADIS ne respecte pas votre vie privée, vous pouvez lui adresser une lettre ou un e-mail CIVADIS mettra tout en œuvre pour détecter et corriger le problème.

Personne de contact chez CIVADIS pour le traitement de données à caractère personnel

Sophie Demoitié - Directrice Administrative et RH e-mail : Sophie.Demoitie@civadis.be

DPO externe de CIVADIS

GDPR Agency

Christian Derauw

Chemin du Cyclotron, 6 1348 LOUVAIN-LA-NEUVE

Pour plus de renseignements, ou si vous souhaitez introduire une réclamation, vous pouvez également vous adresser à l'Autorité de protection des données à l'adresse suivante : 1000 Bruxelles, Rue la Presse, 35 (Tél. 32 2 213 35 40 - Fax + 32 2 213 85 65 - contact@apd-gba.be).

ARTICLE 15 : CONFIDENTIALITÉ

Chacune des Parties (en tant que récipiendaire) s'engage, concernant les Informations Confidentielles de l'autre Partie (Partie divulgante) dont elle est récipiendaire ou auxquelles elle a accès dans le cadre de l'exécution du présent Contrat : a) à n'utiliser lesdites Informations qu'aux seules fins de l'exécution du Contrat ; b) à préserver la confidentialité desdites Informations Confidentielles avec le même degré de soin que s'il s'agissait de ses propres Informations Confidentielles.

Pour qu'une information soit considérée comme confidentielle, il n'est pas nécessaire que son caractère confidentiel soit mentionné sur le document ou autre support contenant ladite information, ou qu'il soit précisé au moment où l'information est divulguée.

L'obligation de confidentialité n'est toutefois pas applicable à toute Information Confidentielle qui : a) est ou devient accessible au public sans aucun acte ou omission de la part de la récipiendaire (ou toute autre personne pour laquelle la Partie récipiendaire est responsable en application cet article) ; b) était licitement en la possession de la Partie récipiendaire avant sa divulgation et qui n'a pas été obtenue par la Partie récipiendaire directement ou indirectement via la Partie divulgante ; c) est divulguée licitement à la Partie récipiendaire par un tiers qui n'est pas lié par une interdiction de divulgation.

Si l'une des Partie est informée de la divulgation d'une Information Confidentielle, celle-ci prend les mesures nécessaires pour limiter les conséquences d'une telle divulgation et en informe l'autre Partie immédiatement, en spécifiant les mesures prises afin de permettre à l'autre Partie de prendre toutes les mesures nécessaires pour préserver ses intérêts. À l'expiration du présent Contrat, la Partie récipiendaire détruit ou renvoie immédiatement à l'autre

Partie toutes les Informations Confidentielles qu'elle détient à ce moment-là.

L'obligation de confidentialité subsiste durant toute la durée du Contrat et au-delà, aussi longtemps que Informations Confidentielles ne se trouvent pas dans le domaine public.

ARTICLE 16 : SOUS-TRAITANCE

Si elle l'estime approprié, CIVADIS est libre de sous-traiter, auprès de tout tiers de son choix, tout ou partie des prestations qui lui sont confiées en vertu du présent Contrat, sans qu'un accord du CLIENT soit requis. À moins que ce soit un manquement fautif de CIVADIS à ses obligations qui en soit la cause ou que la décision de mettre fin au contrat ait été volontairement prise par CIVADIS (ou à tout le moins de commun accord), les Parties conviennent que la rupture du contrat conclu entre CIVADIS et un de ses sous-traitants est assimilée à un événement de force majeure, avec les conséquences qui s'y attachent en ce qui concerne l'exécution des obligations de CIVADIS.

ARTICLE 17 : RESPONSABILITÉ ET SANCTIONS

D'une manière générale, CIVADIS s'engage à déployer ses meilleurs efforts et à se conformer aux règles de l'art dans l'exécution du présent Contrat. Sauf disposition expresse en sens contraire, tous les engagements souscrits par CIVADIS sont des obligations de moyens.

CIVADIS décline toute responsabilité (i) en cas de dommages indirects, y compris notamment tout préjudice financier ou commercial, perte de clientèle ou d'épargne, trouble commercial quelconque, toute augmentation des coûts ou autres frais généraux, perte de bénéfice, perte d'image de marque, tout report ou perturbations dans le planning des projets ou de l'activité du CLIENT, toute perte de données quelconques et (ii) en cas de collaboration insuffisante du CLIENT dans 'exécution du Contrat, (iii) en cas d'utilisation du Matériel non conforme à la Documentation.

Dans les cas où la responsabilité de CIVADIS pourrait être engagée, elle sera limitée à une pénalité équivalente à une année de redevance pour les services de maintenance, pénalité plafonnée à un montant forfaitaire maximal d'indemnisation égal à 600.000 € TTC.

CIVADIS ne sera responsable des manquements ou retards si ceux-ci sont la conséquence directe ou indirecte d'événements de force majeure ou d'événements indépendants de sa volonté, tels que conflit social, incendie, accident, défaut ou retard de transport, défaut ou retard d'exécution dans le chef de tout fournisseur ou sous-traitant, etc.

Sauf en cas faute prouvée dans le chef de CIVADIS, le CLIENT renonce expressément à tout recours qu'il pourrait exercer contre CIVADIS du fait de l'exécution ou de la non-exécution du présent Contrat pour dommages de quelque nature que ce soit, directs indirects, autres ceux prévus explicitement dans le présent Contrat.

La responsabilité de CIVADIS ne pourra être engagée, en cas de dommage subi par le CLIENT, si

CIVADIS s'est vue obligée de suspendre ses prestations du fait non-paiement des factures CLIENT.

Toute Partie peut résoudre le Contrat, unilatéralement, avec effet immédiat et sans recours judiciaire préalable, si : a) L'autre partie est soumise à une procédure de liquidation judiciaire ou procédure visant à mettre fin à son existence ; ou b) L'autre Partie est déclarée en faillite ou demande un sursis de paiement.

Sans préjudice de toute indemnisation qui pourrait être réclamée pour les dommages résultant de telles violations, CIVADIS peut, unilatéralement et avec effet immédiat, sans recours judiciaire préalable : a) Suspendre l'exécution de ses obligations si le Client ne paie pas une facture dans les délais de paiement applicable en vertu du Contrat ; b) Résoudre le contrat, si le Client viole une ses obligations et ne remédie pas à ce manquement dans un délai de 20 Jours ouvrables suivant la notification écrite envoyée par CIVADIS.

ARTICLE 18 : DISPOSITIONS DIVERSES 18.1. Propriété

S'il n'est pas propriétaire du Matériel faisant l'objet du présent Contrat, le CLIENT déclare qu'il est habilité le propriétaire à souscrire au présent Contrat. 18.2. Cession

Le présent Contrat est conclu à titre exclusif avec le CLIENT et ne peut être cédé, en tout ou en partie, par ce dernier à un tiers, sans l'accord préalable, explicite et écrit de CIVADIS. 18.3. Indépendance

Le présent Contrat ne crée aucun lien employeur/employé entre le CLIENT et CIVADIS, ni entre le CLIENT et le prestataire délégué CIVADIS. 18.4. Non-débauchage

Pendant la durée du présent Contrat et pendant une période de 12 mois après l'échéance ou la résiliation de celui-ci, le CLIENT s'interdit expressément toute embauche ou tentative d'embauche, ou indirectement d'un prestataire de CIVADIS ou mandaté CIVADIS.

Toute infraction à cette clause automatiquement indemnisation une indemnisation forfaitaire de 25.000,00 € en faveur de CIVADIS. 18.5. Force Majeure

La force majeure est tout événement imprévisible et irrésistible, qui est indépendant de la volonté des Parties, et qui rend l'exécution de la convention impossible ou déraisonnablement coûteux au regard des conditions entre les Parties.

En cas force majeure, les obligations des parties sont suspendues aussi longtemps que l'impossibilité d'exécution de la convention persiste. Si cette impossibilité devient définitive, la convention prend automatiquement fin.

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable du non-respect de ses obligations en cas de force majeure.

Sont considérés comme cas de force majeure, outre ceux habituellement retenus par la jurisprudence, les guerres, les émeutes, les actes de terrorisme, les sabotages, les intempéries, les violentes tempêtes, les tremblements de terre, les inondations, les destructions par la foudre, les épidémies, les incendies, les explosions, les destructions de machines, le blocage des moyens de transport ou d'approvisionnement, le mauvais fonctionnement ou les interruptions du réseau électrique ou de télécommunication, le blocage de la fourniture et de l'approvisionnement électrique, les alertes chimiques ou nucléaires, les restrictions gouvernementales ou légales, les grèves, le lock-out, les occupations de locaux, les arrêts de travail, les retards de livraison des pièces, et tout autre événement indépendant de la volonté des Parties empêchant l'exécution normale du Contrat et qui ne peut être évité par des mesures raisonnables. 18.6. Intégralité de l'accord, renonciation, invalidation, inopposabilité ou nullité d'une clause.

Le présent Contrat et ses annexes contiennent la totalité des accords des parties ; ils annulent toutes les lettres, propositions, offres, Contrats et conventions antérieurs.

Tout complément et/ou modification au présent Contrat seront nuls et non avenus s'ils n'ont pas été acceptés par écrit et signés les parties contractantes.

Aucun acte, comportement tolérance ou omission de la part CIVADIS ne pourra être interprété comme une renonciation, même partielle sa part à l'exécution stricte et intégrale du présent Contrat.

En cas d'invalidation, d'inopposabilité ou de nullité partielle ou totale de l'une ou l'autre des clauses du présent Contrat, les Parties conviennent que les autres dispositions des présentes n'en sont nullement affectées et demeurent dès lors toujours pleinement en vigueur. 18.7. Juridiction

Le Contrat est soumis à la belge.

Toute contestation relative à l'interprétation, l'exécution et la résiliation du présent Contrat sera de la compétence exclusive des Tribunaux de Namur.

Fait en deux exemplaires, chacun valant original le 10 mars 2021. … ».