Projet de délibération
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation en ses articles L1122-30, L1222-1, L3331-1 à L3331-09 ;
Vu la délibération du Collège communal du 30 décembre 2022 décidant :
\- de mettre fin à la convention de mise à disposition de l'infrastructure sportive de Gastuche entre la commune et l'ASBL Vélo club Blancs Gilets Grez-Doiceau avec effet au 31 décembre 2023;
\- de signifier immédiatement la présente décision à l'ASBL Vélo club Blancs Gilets Grez-Doiceau, par courriel et par courrier recommandé;
\- qu'un état des lieux de sortie sera rédigé contradictoirement.
Considérant dès lors qu'il convient de redéfinir les conditions de mise à disposition du local à ladite ASBL ;
Considérant que l'objet de cette convention constitue, au regard du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, une subvention dont les modalités d'octroi et de contrôle sont fixées par la convention elle-même ;
Considérant que l'ASBL a notamment pour objet la promotion du vélo ;
Considérant qu'il y a lieu de conclure une convention réglant les modalités de mise à disposition dudit bâtiment ;
Vu le projet de convention reproduit ci-dessous ;
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| Commune de Grez-Doiceau |
| MISE A DISPOSITION RECCURENTE DU TERRAIN DE FOOT DE GASTUCHE, DES | | VESTIAIRES ET DE LA BUVETTE ENTRE LA COMMMUNE DE GREZ-DOICEAU ET | | L'ASBL VELO CLUB BLANCS GILETS GREZ-DOICEAU |
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Entre les soussignés :
La Commune de Grez-Doiceau, dont le siège social se situe Place Ernest Dubois 1 à 1390 Grez-Doiceau, n° d'entreprise 0207.227.731, représentée par Monsieur Paul Vandeleene, Bourgmestre et Monsieur Yves Stormme, Directeur général, agissant au nom et pour le compte du Conseil communal en vertu d'une délibération du 07 mars 2023 ci-après dénommée la « Commune »,
L'ASBL JTP Blancs Gilets, dont le siège social se situe à chaussée de Wavre 341 à 1390 Grez-Doiceau, n° d'entreprise 0470.539.080, valablement représentée par Monsieur Laurent SAUBLENS, dénommé ci-après « l'ASBL »,
Suite à la reprise de la gestion de la buvette de Grez-Doiceau par la commune,
Article 1 : La Commune met à disposition de l'ASBL à titre gratuit, hors stage, l'ensemble des infrastructures sportives de Gastuche, sises chaussée de Wavre, 341 à 1390 Grez-Doiceau - parcelle cadastrale 1ère division section E 475 G7 d'une superficie de 11.215m² (112,15 ares) les mercredi après-midi et samedi matin.
Le site est composé d'une buvette (300m²), de vestiaires/douches (140m²), d'un terrain en pelouse et de ses abords (parking).
En dehors des occupations citées ci-dessus, bien que prioritaire durant les vacances scolaires, l'ASBL devra rentrer en contact avec notre gestionnaire de salles communales afin de réserver la buvette pour toute autre occupation.
Article 2 : Chaque année, l'ASBL transmettra pour le 31 mars au plus tard à la commune les comptes de l'année écoulée. Elle y annexera un rapport d'activité comprenant au minimum, le nombre d'affiliés, le pourcentage de membres résidents à Grez-Doiceau. L'ASBL transmettra aussi à la Commune le procès-verbal de chacune de ses assemblées générales ordinaire ou extraordinaire endéans les 30 jours.
Article 3 : Lors de ses évènements et stages durant les vacances scolaires, l'ASBL devra participer financièrement aux frais liés à l'occupation de la buvette et se réfèrera au règlement tarifaire (occupation pour un stage/ occupation pour une manifestation).
Article 4 : Si l'ASBL remarque quelque chose de cassé ou de défaillant sur le bien décrit à l'article 1, elle devra immédiatement prévenir le service travaux de la commune pour faire part de ses observations.
Article 5 : le bien décrit à l'article 1 de la présente convention n'est pas mis à disposition de manière exclusive à l'ASBL et à ses activités. C'est pourquoi, l'ASBL montrera une bonne entente avec les autres associations ou personnes privées susceptibles d'occuper les lieux. Au vu du caractère public du bien, des accords de coopération ou de mise à disposition pourront aussi être consentis avec la Commune, ou dans le cadre d'un évènement qu'elle soutiendrait.
Article 6 : Etat des lieux (entrée et sortie) : Les infrastructures sont mises à disposition dans l'état où elles se trouvent, après avoir établi un état des lieux. Aucun élément permanent ne peut être installé sur le terrain sans l'autorisation de la Commune.
L'inventaire du mobilier et des équipements de la cuisine sera réalisé au moment de l'établissement de l'état des lieux. L'infrastructure est équipée d'un défibrillateur externe automatique, celui-ci appartient à l'ASBL.
Article 7 : Cette mise à disposition gratuite relève d'un subside communal (la valeur est estimée à 5.200,00€/an) au terme des articles : L3331-1 à L3331-9 CDLD (Code de la démocratie locale et de la décentralisation).
Article 8 : L'ASBL disposera des vestiaires afin de stocker son matériel et ce, de manière permanente. Elle prendra une assurance couvrant le risque d'incendie pour le contenu du bâtiment lui appartenant.
Article 9 : La Commune s'engage à introduire dans sa police d'assurance incendie et dans les autres polices d'assurances couvrant le bâtiment, un abandon de recours vis-à-vis de l'ASBL.
Article 10 : La présente convention prendra cours le jour de sa signature pour une durée de cinq ans. Elle sera tacitement reconduite chaque fois pour une durée d'un an en cas de non-dénonciation de la convention par l'une des parties, le préavis serait de 6 mois. Il pourra y avoir au maximum cinq reconductions, après quoi, une nouvelle convention devra être représentée au conseil communal, à la seule initiative de la commune. En cas de nouvelle candidature de l'ASBL et de satisfaction des deux parties pour la période concernée par la présente convention, la Commune discutera en priorité avec l'ASBL.
En cas de défauts ou manquements graves et répétés de la part du preneur, la Commune pourra mettre fin à la présente convention moyennant un préavis de 6 mois.
Concernant le terrain, celui-ci pourrait faire l'objet d'un nouveau projet urbanistique. Dans ce cas, le Collège se réserve le droit de mettre fin à cette convention avec un an de préavis.
Fait à Grez-Doiceau, en double exemplaire, le – mars 2024,
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Pour l'ASBL Pour le Collège communal,
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Le Président, Le Directeur général, Le Bourgmestre,
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Laurent SAUBLENS Yves STORMME Paul VANDELEEN
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Vu l'avis de légalité rendu favorable sur ce dossier par la Directrice générale f.f. en date du 27 février 2024 ;
Considérant l'avis positif du Directeur Financier remis en date du 27/02/2024,
Après en avoir délibéré ; A l'unanimité ; DECIDE :
Article 1 : de conclure avec l'ASBL JTP Blancs Gilets une convention portant sur l'occupation de l'ensemble des infrastructures sportives de Gastuche, sises chaussée de Wavre, 341 à 1390 Grez-Doiceau.
Article 2 : d'arrêter le texte de la convention.