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====== Recrutement d’un Chef de bureau H/F/X pour le service Population Etat-civil - conditions ======

=====  Documents administratifs =====

/* ==== Détails ==== */

/* ==== Résumé ==== */

/* ==== Note explicative ==== */

/* ==== Délibération ==== */

==== Projet de délibération ====

Vu l'art. L1122-30 du CDLD ;

Vu le statut administratif du personnel ;

Vu le statut pécuniaire, notamment son article 12,§2 ;

Vu la décision du Conseil communal du 8 novembre 2021 d'accepter la
démission pour raison de pension de l'actuel chef de service
population-Etat Civil ;

Considérant qu'il convient de pourvoir à son remplacement dans les
meilleurs délais ;

Considérant la complexité législative et juridique de nombreux dossiers
traité par ce service;

Considérant qu'il est pertinent de confier à ce profil la responsabilité
du service Courrier, accueil et ordre public ;

Considérant la transmission du dossier à la Directrice Financière pour
avis prealable en date du 03/12/2021,

Considérant l'avis non rendu par la Directrice Financière,

**Article 1 :** De fixer comme suit les conditions d'engagement :

**1. Conditions d'engagement :**

-Être ressortissant ou non de l'Union européenne. Pour les
ressortissants hors Union européenne, être en règle en matière
d'autorisation de travail au sens de l'AGW du 16 mai 2019 relatif à
l'occupation de travailleurs étrangers ;

-Lorsque la langue de délivrance des titres requis n'est pas la langue
française, avoir une connaissance de la langue française jugée
suffisante au regard de la fonction à exercer ;

\- Jouir des droits civils et politiques ;

\- Fournir un extrait de casier judiciaire vierge (mod 595 -avant la
date de l'examen écrit) ;

\- Satisfaire aux lois sur la milice ;

\- Justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la
fonction à exercer ;

\- Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type long
(Universitaire) ou assimilé avec orientation juridique, économique ou
administrative ;

être titulaire d'un diplôme universitaire ou assimilé avec une
expérience probante dans une administration dans un emploi similaire ;

être titulaire d'un diplôme d'étude supérieur de type court et de
pouvoir valoriser 15 ans d'expérience au sein d'un service similaire ;

\- Toutes les conditions précitées doivent être remplies à la date de
clôture des candidatures ;

\- Disposer du permis B et d'une voiture ;

\- Réussir une épreuve de sélection.

**Compétences particulières**\
- Être disponible pour assurer les permanences éventuellement en dehors
des heures normales ou du samedi ;\
- Avoir une expérience professionnelle dans une commune est un atout ;

\- Avoir la maitrise de l'anglais est un atout ;\
- S'engager à suivre des formations tout au long de sa carrière pour
assurer une bonne maîtrise des matières propres au service.\
- En plus de son expertise, le candidat devra disposer d'aptitudes pour
le management d'une équipe de plus de 10 personnes

**2. Epreuve de de sélection** (50% au moins dans chaque épreuve et 60%
des points au moins au total) :

a\. une première épreuve écrite propre à l'emploi considéré permettant
de tester les connaissances professionnelles en rapport avec la fonction
à conférer. Cette épreuve est éliminatoire -- pour la réussir, il faut
obtenir 50% ;

b\. une seconde épreuve orale consistant en une conversation destinée à
apprécier la maturité du candidat, ses motivations et son aptitude à
remplir la fonction -- pour la réussir, il faut obtenir 50%

c\. une dernière épreuve consistant en assessment déléguée à une société
extérieure. Cette épreuve se conclura par un avis : favorable -- réservé
-- défavorable. Cette société spécialisée se chargera d'émettre un avis
motivé dont le jury tiendra compte pour transmettre son rapport à
l'autorité.

**Description de la fonction :**\

Sous l'autorité du Directeur général, le chef de Bureau Population/Etat
civil est responsable de l'organisation du service et du management des
agents de ce service. Il dirige également le service « Accueil », «
courriers », « Service social » et « autorisations/Police Administrative
».
Il supervise la mise en œuvre correcte des directives émanant des
Autorités en matière d'état civil, les registres de la population et des
étrangers, de police administrative.

Le service Population/Etat civil est chargé de missions spécifiquement
déconcentrées de l'autorité fédérale vers les autorités communales,
notamment :

\- La rédaction des actes de l'état civil

\- L'enregistrement des citoyens dans les registres de la population et
des étrangers

\- La délivrance des documents et attestations y afférent

Il sera également le lien direct entre l'administration communale et
l'Office des étrangers. Le service est la référence au sein de
l'administration communale en matière de procédure administrative des
demandes d'établissement des étrangers en Belgique.

Il est chargé de l'organisation au niveau local des divers scrutins
électoraux.

Les agents du service veillent à gérer leur énergie dans les échanges en
se montrant courtois et fermes si nécessaire. Ils investiguent au sujet
des demandes pour fournir les informations utiles et contrôlent les
conditions à respecter pour délivrer les documents officiels.

Le chef de Bureau traduit les orientations stratégiques et les objectifs
généraux de l'administration dans son service. Il organise et coordonne
les activités du service. Il dirige son équipe en veillant à une
articulation cohérente de l'action des agents placés sous son autorité
hiérarchique dans le but de réaliser les objectifs opérationnels.

Il organise l'accueil du public et la mise en œuvre des missions du
service dans une perspective d'amélioration continue du service rendu au
public. Il est spécialement dans ce cadre le moteur de la digitalisation
des démarches du citoyen et de la réponse qui y est apportée par les
services de l'administration.

**Activités :**

    -   Assurer le suivi des décisions des organes délibérants de la commune
    -   Organiser l'enregistrement des données multifonctionnelles dans les
    registres de la population et de l'état civil.
-   Organiser la délivrance aux citoyens des documents et extraits
    d'actes issus des registres légaux
-   Organiser la délivrance des cartes d'identité, des titres de
    séjour, des passeports, permis de conduire, \...
-   Organiser la rédaction des actes de l'état-civil et
    l'enregistrement dans les registres
-   Gérer les contentieux liés à l'instruction des dossiers
-   Organiser la digitalisation du service et être un référent en ce
    domaine pour l'administration
-   Organiser et superviser activement les activités du service dans les
    tâches confiées à celui-ci ;
-   Participer aux tâches confiées au service (Accueillir le citoyen, le
    conseiller, l'orienter et donner suite à ses demandes liées au
    domaine de compétences du service)
-   Gérer l'organisation quotidienne du service (dont le planning des
    permanences auxquelles il participe)
-   S'assurer de la polyvalence des agents au sein du service et
    suppléer un agent en cas de manque d'effectifs ;
-   Intervenir si le comportement ou les prestations ne correspondent
    pas aux attentes et donner des indications concrètes correspondantes
    quant aux changements attendus et à la façon de les atteindre ;
-   Réaliser l'entretien d'évaluation et/ou le bilan de compétences des
    agents ;
-   Définir, en partenariat avec le service du personnel, un plan de
    formation pour ceux-ci ;
-   Organiser et animer des réunions de service de manière participative
    et constructive ;
-   Cadrer, rassurer et encourager les agents afin de maintenir une
    ligne de conduite cohérente et une bonne entente au sein du service.
-   Développer la cohésion de son équipe en proposant et mettant en
    place des projets ;
-   Organiser la distribution et le développement des responsabilités,
    des ressources et des compétences au sein du service.
-   Rédiger un rapport annuel d'activités du service
-   Rédiger ou vérifier les documents/rapports/courriers du service
-   Communiquer à son supérieur direct tout problème rencontré au sein
    du service et lui présenter des propositions d'amélioration du
    service
-   Représenter le service dans toute réunion, concertation, ...
    intéressant le service
-   Attirer l'attention sur les points importants et risques
    directement liés au service.
-   En qualité d'expert, mettre en place des procédures pour s'assurer
    de la bonne application de la législation, conseiller et orienter
    ses collaborateurs dans les dossiers plus complexes

*[Qualités personnelles :]{.underline}*

    -   Capacité de travailler en équipe et de manière autonome ;
    -   Capacité à manager une équipe ;
    -   Contact facile et capacité d'intégration ;
    -   Bonne expression orale ;
    -   Bonne expression écrite ;
    -   Maîtriser les outils informatiques nécessaires à la fonction
    (Office, logiciel Saphir, etc)
-   Connaissance des réglementations et procédures en vigueur dans le
    service ;
-   Connaissance du fonctionnement global d'une commune ;
-   Connaissance et mise à jour de ses connaissances des textes
    législatifs en vigueur, notamment des cadres légaux suivants :

\- Arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif aux registres de la
population et au registre des étrangers.

\- Arrêté Royal du 23 mars 1998 relatif aux permis de conduire

\- Arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour,
l'établissement et l'éloignement des étrangers

\- Code civil et réglementation sur les actes de l'état civil. Actes de
naissance, actes de mariage, actes de décès, actes de reconnaissance
d'un enfant et certains jugements qui concernent ou modifient l'état
civil d'une personne.

\- Connaissance du code de la démocratie locale et de la
décentralisation

\- Loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population et aux
cartes d'identité et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un
Registre national des personnes physiques

\- Nouvelle Loi communale, notamment les articles 134, 134ter, 134quater
et 134sexies

    -   Veille à la bonne application de cette législation par les agents du
    service et les informe de tout changement y apporté

**Régime et conditions de travail :**

Temps plein : 38h/sem

Si universitaire ou assimilé :

-Echelle de départ : A1SP --barème RGB de la fonction publique --
rémunération variable en fonction du nombre d'années d'expérience
professionnelle utile à la fonction.

Exemple :

\- salaire brut annuel **sans** ancienneté - temps plein:

22.032,79 € non indexé (indice actuel : 1.7758) soit 3.260,49 € mensuel
brut à l'index actuel (hors allocation de foyer ou de résidence)

\- salaire brut annuel **6 ans** d'ancienneté - temps plein:

25.037,29 € à l'index 138.01 (indice actuel : 1. 7758) soit 3.705,10 €
mensuel brut à l'index actuel (hors allocation de foyer ou de
résidence)

\- salaire brut annuel **10 ans** d'ancienneté - temps plein:

27.040,29 € à l'index 138.01 (indice actuel : 1. 7758) soit 4.001,51 €
mensuel brut à l'index actuel (hors allocation de foyer ou de
résidence)

Si Etude supérieure de type court avec 15 ans d'expérience utile :

-Echelle de départ : B1--barème RGB de la fonction publique --
rémunération variable en fonction du nombre d'années d'expérience
professionnelle utile à la fonction.

Exemple :

\- salaire brut annuel **15 ans** d'ancienneté - temps plein:

22.257,37 € à l'index 138.01 (indice actuel : 1. 7758) soit 3.253,72 €
mensuel brut à l'index actuel (hors allocation de foyer ou de
résidence)

\- 26 jours de congé annuel

\- second pilier de pension

\- Facilité d'obtention d'une assurance hospitalisation (SSC)

\- Allocation de fin d'année

\- Intervention à 100% pour les frais de transport entre domicile et
lieu de travail organisé par les sociétés de transports publics ;\
- Octroi d'une indemnité kilométrique pour l'utilisation de la
bicyclette sur le chemin du travail

\- Travail épanouissant, réelle possibilité de construire sa fonction
selon le degré d'investissement

\- Cet emploi est pourvu contractuellement et pourra faire l'objet
d'une statutarisation ultérieure lors d'une révision du cadre du
personnel.

**Modalité de candidature :**

Postuler par recommandé ou déposé auprès du Directeur général, contre
accusé de réception pour le 27/01/2022 au plus tard (date de la poste
faisant foi) :

Ville de DURBUY

Monsieur le Directeur général

Basse Cour, 13

6940 DURBUY

Documents qui doivent obligatoirement être annexés aux candidatures :
Curriculum Vitae, lettre de motivation, copie du diplôme et, le cas
échéant, documents permettant de justifier les années d'expérience
professionnelle dans une fonction similaire.

La date limite pour le dépôt des candidatures est fixée au 27/01/20212

Tout renseignement peut être obtenu auprès du service du personnel, au
086/219.832

**L'appel à candidature :**

Se fera par appel public

**Article 2 :** de désigner le jury qui devra être composé comme suit :

Avec voix délibérative :

\- Le directeur général

\- Un membre du Collège

\- Un membre du service GRH

\- 2 experts, dont minimum un issu de l'extérieur

Les organisations syndicales ainsi qu'un membre de chaque groupe du
conseil communal seront invités à assister à la procédure d'examen en
tant qu'observateurs.

**Article 3 :**

De prévoir la constitution d'une réserve de recrutement de trois ans,
renouvelable une fois pour un an de plus.

Les lauréats non appelés en service seront versés dans cette réserve de
recrutement.

Le Collège pourra faire appel aux candidats de la réserve de recrutement
pour pourvoir ultérieurement à tout emploi vacant.

/* ==== Décision ==== */

/* ==== Impact financier ==== */

/* ==== Votes ==== */

==== Annexes ====

/* Annexes begin */

  * [[.:anx001:start|Synthèse explicative]]

/* Annexes end */

~~SHORTURL~~

~~DISCUSSION~~
