* 26. Juridique - Convention - Partenariat entre la Ville et l'ASBL COMITÉ DES FÊTES DE WALLONIE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (CFWOL) - Fêtes de Wallonie 2020 à 2022 - Pour approbation

Approbation de la nouvelle convention de partenariat à conclure avec le CFWOL en vue de l'organisation des Fêtes de Wallonie sur le territoire communal pour une durée de 3 ans, à savoir pour les éditions 2020 à 2022, prolongeable pour l'édition 2023 en cas d'annulation de l'édition2020 eu égard aux mesures prises dans le cadre de la lutte contre le Covid-19.

Le Conseil communal, en séance publique, Vu les articles L1122-30 et L 3331-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, Considérant que chaque année, le 3ème week-end du mois de septembre, sont organisées sur le territoire communal les Fêtes de Wallonie, Considérant la convention approuvée par le Conseil communal en sa séance du 23 mai 2017 et signée en date du 13 juin 2017, avec l'ASBL COMITE DES FETES DE WALLONIE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (CFWOL), inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0550.865.077 dont le siège social est sis à 1341 Ottignies-Louvain-la-Neuve (Céroux-Mousty), rue Joseph Coppens, 7, Considérant que cette convention a été conclue pour une durée de 3 ans, à savoir pour les éditions 2017 à 2019, Considérant que ladite convention est arrivée à échéance et qu'il convient d'en établir une nouvelle, à nouveau, pour 3 ans, à savoir pour les éditions 2020, 2021 et 2022, Considérant que la durée de validité pourrait-être prolongée d'un an, à savoir, également pour l'édition 2023 en cas d'annulation de l'édition 2020 eu égard aux mesures prises dans le cadre de la lutte contre le Covid-19, Considérant les échanges intervenus avec les services concernés, Considérant que leurs remarques et avis ont été intégrés à la convention, Considérant les échanges intervenus avec l'ASBL CFWOL, Considérant le projet de convention à conclure,

1. D'approuver la conclusion d'une convention de partenariat avec l'ASBL COMITE DES FETES DE WALLONIE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (CFWOL), inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0550.865.077 dont le siège social est sis à 1341 Ottignies- Louvain-la-Neuve (Céroux-Mousty), rue Joseph Coppens, 7 en vue de l'organisation des Fêtes de Wallonie pour les éditions 2020, 2021 et 2022. 2. D'approuver la convention telle que rédigée comme suit : Convention de partenariat - Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve - ASBL CFWOL Fêtes de Wallonie D'une part : La Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, représentée aux fins de la présente par Monsieur Benoit JACOB, Premier Echevin, agissant par délégation pour Madame la Bourgmestre et de Monsieur Grégory LEMPEREUR, Directeur général, agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du …. Ci-après dénommée « la Ville », D'autre part : L'ASBL Comité Des Fêtes De Wallonie D'Ottignies-Louvain-la-Neuve, en abrégé CFWOL, dont le siège social est situé à 1341 Ottignies-Louvain-la-Neuve (Céroux-Mousty), rue Joseph Coppens, 7, valablement représentée aux fins de la présente par ses administrateurs, XXX Ci-après dénommée « le CFWOL, l'ASBL CFWOL», PREAMBULE : Le CFWOL est chargé d'organiser les fêtes de Wallonie sur le territoire de la Ville et ce, le troisième week-end de septembre. A cette fin, il y a lieu de déterminer les règles qui régissent cette organisation par une convention de partenariat entre la Ville et le CFWOL En conséquence, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

La Ville confère à l'ASBL CFWOL, qui accepte, l'organisation complète de cet évènement.

Cette convention est établie pour une durée de 3 ans c'est-à-dire pour les fêtes de Wallonie à organiser en 2020, 2021 et 2022. En cas d'annulation de l'édition 2020 au regard des mesures prises dans la lutte contre le Coronavirus, la présente convention aura effet pour un an supplémentaire, à savoir, en ce compris pour l'édition 2023.

La Ville autorise le CFWOL à occuper le domaine public à titre gratuit, à partir du mardi qui précède le week-end des fêtes de Wallonie jusqu'au mardi qui suit ce même week-end. La Ville, dispense le CFWOL de caution et ce, en dérogation au règlement établissement une caution visant à garantir la conservation et la salubrité du domaine public occupé dans le cadre des fêtes et manifestation organisées sur le territoire de la Ville.

L'ASBL CFWOL s'engage à : 1. Introduire la demande de manifestation, chaque année, auprès de la cellule de coordination logistique dans les délais prévus par le Règlement Général de Police Administrative ; 2. Présenter le programme des Fêtes de Wallonie à la Ville au plus tard 3 mois avant les festivités ; 3. Respecter les articles repris dans l'Arrêté du Bourgmestre délivré lors de chacune des éditions ; 4. Etre présent lors de l'état des lieux fixé au mardi qui précède la manifestation (rendez-vous à convenir entre les parties) ; 5. Tendre vers le zéro déchet, prévoir des gobelets recyclables et interdire tous les emballages qui ne seraient pas recyclables sur toute la zone d'activité du marché ; sans être tenu pour responsable pour les éventuelles utilisations de ce type d'emballage par les participants. Informer les participants qu'ils seront tenus responsable en cas de non-respect, d'une part, en incluant dans l'invitation : « Vu les objectifs environnementaux de la Ville, il y a un point sur lequel nous insistons particulièrement : nous souhaitons une vraie fête sans déchets, nous vous demandons donc de ne pas distribuer de sacs en plastique ni utiliser de contenants jetables. » Et d'autre part, en incluant dans la confirmation de présence : « Vu les objectifs environnementaux de la Ville, nous avions attiré votre attention dans l'invitation sur le principe de la fête sans déchets : nous vous demandons donc de ne pas distribuer de sacs en plastique ni utiliser de contenants jetables. Si nous constations un non-respect de cette clause, nous nous réservons le droit de vous exclure de toute future participation. » 6. Effectuer le tri sélectif des déchets (PMC, verres, cartons) ; 7. Rassembler en deux points précis (déterminés par le Service Travaux) les déchets triés générés par la manifestation ; 8. Rappeler aux brocanteurs qu'ils ne peuvent laisser leurs déchets sur place (donner une information claire lors de l'inscription) et veiller au respect de cette règle auprès des brocanteurs. En cas de non-respect, si la Ville doit intervenir pour un nettoyage de ces déchets, une note de frais sera établie ; 9. Etre présent lors de l'état des lieux de sortie qui aura lieu le mardi qui suit les festivités (rendez-vous à convenir entre les parties) ; 10. Introduire toutes les demandes d'autorisation pour l'organisation de l'événement notamment auprès de Unisono, Afsca, feu d'artifice, etc. ; 11. Prendre en charge le coût des autorisations relatives à la protection incendie ; 12. Fournir au préalable tous les documents et attestations relatives à la sécurité ; 13. S'assurer que le plan d'implantation de la brocante et de toutes les activités prévoit de toujours laisser le passage libre pour les véhicules de secours ; 14. Faire le traçage au sol à l'aide d'un marquage temporaire, effaçable à l'eau, pour délimiter les emplacements des brocanteurs pour le jeudi qui précède les festivités ; 15. Veiller à promouvoir les commerçants locaux, notamment en leur permettant, contrairement aux autres exposants, d'occuper gratuitement un emplacement situé devant leurs devantures/commerces ; 16. Allouer un espace suffisant à la Ville, lui permettant ainsi de proposer des activités en lien avec les politiques menées par la Ville. Une concertation et ou une décision, notamment quant à l'espace alloué à la Ville et repris au plan sera réalisée ou prise au plus tard respectivement pour le premier juin 2021, 2022 et potentiellement, eu égard à l'article 2, 2023 ; 17. Veiller à promouvoir les activités proposées par la Ville et ce, à tout le moins, en intégrant dans la brochure, le programme de la Ville. Pour ce faire, la Ville devra communiquer les informations à l'A.S.B.L. C.F.W.O.L., au plus tard respectivement pour le 15 avril 2021, 2022 et potentiellement, eu égard à l'article 2, 2023 ; 18. Décorer et faire assurer les remorques. Collaborer et décider, en concertation avec le STE des modalités précises relatives au point 7 des obligations de la Ville.

La Ville s'engage à : 1. Fournir l'aide du Service Travaux sous forme de transport, montage et démontage des podiums, des chapiteaux, placement des barrières Nadar, placement des banderoles, placement des tonneaux de sable pour éteindre les flambeaux, placement des toilettes, placement de la piste de danse à concurrence d'approximativement 700 heures de prestation et ce, sur base du devis remis par le Service Travaux, lequel tiendra compte du coefficient des heures supplémentaires ; 2. Lors du débriefing, à faire un rapport sur le nombre d'heures réelles de prestations effectuées par le Service Travaux, en justifiant des dépassements éventuels et en prévoyant d'en tenir compte pour le devis de l'édition suivante ; 3. Fournir l'électricité et l'eau nécessaire à la manifestation ; 4. Rétrocéder, à titre de subsides compensatoires, les prestations de son personnel ; 5. Prendre en charge techniquement et financièrement l'évacuation des déchets qui auront été préalablement rassemblés par l'ASBL CFWOL, sauf pour les brocanteurs qui sont responsables de l'évacuation totale de leurs déchets. Conformément au point 7 de l'article 4, en cas d'intervention de la ville pour ces déchets, une note de frais sera établie ; 6. Exonérer de toute garantie locative pour le matériel mis à disposition ; 7. Mettre à disposition 3 tracteurs ainsi que 3 chauffeurs. Les remorques décorées y attelant devant être prêtes à être accrochées, sans aucune autre intervention du STE relatives à ces dernières. Les remorques seront attelées aux tracteurs aux endroits définis par l'ASBL CFWOL, en concertation avec le STE. Après le cortège, elles seront ramenées dans les quartiers ; 8. Assurer les tracteurs privés ; 9. Introduire toutes les demandes relatives à la protection incendie, conformément au point 10 de l'article 4, les coûts y relatifs seront facturés au CFWOL ;

La Ville reste responsable civilement de cette manifestation et prendra en charge toutes les assurances tant en responsabilité civile qu'en dégâts matériels ainsi qu'en dommage physique pour les bénévoles et ce, pour toute l'étendue de la manifestation. Le CFWOL souscrira néanmoins une assurance en « Responsabilité civile » pour couvrir les dégâts qui seraient, par son fait, causés à autrui et transmettra une copie du contrat au service juridique.

Selon ses moyens, la Ville inscrira au budget un subside pour l'ensemble de l'évènement. Ces interventions financières de la Ville seront évaluées compte tenu des besoins de l'évènement et des moyens dont dispose la Ville. Le CFWOL s'engage à organiser cet évènement pour autant que les moyens dont il dispose soient, de commun accord, reconnus comme suffisants.

La Ville s'engage à verser le subside avant le mois de juin pour autant que le bilan des fêtes de Wallonie de l'année précédente ainsi que les factures justificatives des dépenses afférentes à cette activité aient bien été présentées à la Ville et validés par celle-ci. Fait en autant d'exemplaires que de parties, chacune ayant reçu le sien à Ottignies-Louvain-la-Neuve le …. Pour la Ville, Le Directeur général, Le Bourgmestre, Par délégation Grégory LEMPEREUR Benoît JACOB Premier Echevin Pour le CFWOL, 3. De charger le Collège communal d'exécuter la présente décision. 4. D'informer les services concernés et l'ASBL CFWOL de la présente décision.

• 2020-05-04: 'grab from web'

Arguments

Evaluations

Carte d'arguments

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Certaines informations n'appuient pas un choix mais méritent d'être publiées

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Sémantique

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