* 39. Marchés Publics et Subsides - Achat et entretien de photocopieurs multifonctions pour les services de la Ville et les écoles communales via la centrale d’achat du SPW - approbation du projet, des conditions, de l’estimation, du rattachement à la centrale d’achat du SPW- Pour accord

Approbation du projet, des conditions, de l'estimation, du rattachement à la centrale d'achat du SPW dans le cadre du marché d'achat et entretien de photocopieurs multifonctions pour les services de la Ville et les écoles communales Estimation : 65.821,53 euros TVAC Procédure : rattachement à la centrale d'achat du SPW

Le Conseil communal, en séance publique, Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1222-3 §1 relatif aux compétences du Conseil communal et les articles L3111-1 et suivants relatifs à la tutelle, Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions et ses modifications ultérieures, Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment les articles 2, 6° et 47 §2 qui dispense les pouvoirs adjudicateurs de l'obligation d'organiser eux-mêmes une procédure de passation lorsqu'ils recourent à une centrale d'achat, Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures, Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures, notamment l'article 90, 1°, Considérant qu'en 2017 après 5 années, nous sommes arrivés au terme du contrat d'entretien du parc des photocopieurs multifonctions des écoles communales et des services administratifs de la ville, Considérant que nous avons déjà négocié avec la société RICOH et renouvelé de trois fois un an ce contrat d'entretien initial, Considérant qu'au terme des 8 années, la société RICOH nous impose de remplacer une grande partie de notre parc de photocopieurs multifonctions, Considérant que la majorité des contrats d'entretien viennent à échéance le 31 juillet 2020, Considérant que le contrat d'entretien initial (coût à la copie/impression) de 5 ans reconductible sous conditions 3 fois un an, inclus le service d'assistance, les interventions et réparations sur site, les consommables (toner), les frais de déplacement et un entretien préventif annuel, Considérant la convention d'adhésion entre la Ville et le SPW, approuvée lors du Conseil communal du 25 mai 2009, donnant la possibilité de commander auprès du SPW, celui-ci agissant en tant que centrale d'achat pour certains marchés de travaux, de fournitures et de services, Considérant qu'un des objectifs du projet est de rationaliser le parc d'imprimantes et de photocopieurs multifonctions pour maîtriser les coûts et les volumes d'impression, Considérant qu'au fil du temps les besoins en impression couleur ont augmentés avec la multiplication de petites imprimantes couleur coûteuses en encre (toner) et en gestion, Considérant que l'installation de photocopieurs multifonctions couleur avec un logiciel de contrôle et l'implémentation de quota permettront une meilleure maîtrise des coûts en supprimant un maximum de petites imprimantes couleur, Considérant que ce projet permettra à termes de supprimer une quinzaine d'imprimantes et photocopieurs multifonctions rien que pour les services administratifs de la ville, Considérant que le prix d'achat du photocopieur multifonction couleur est moindre que celui du monochrome, Considérant qu'après analyse détaillée, il est plus avantageux de remplacer la quasi-totalité du parc de photocopieurs multifonctions en l'adaptant aux nouveaux besoins et aux volumes réels d'impression, Considérant qu'il est judicieux d'uniformiser notre parc de photocopieurs multifonctions permettant d'effectuer en cours de contrat des permutations entre sites et/ou services pour pérenniser l'ensemble du parc, Considérant l'analyse du catalogue du marché du SPW reprenant les différents modèles de photocopieurs multifonctions disponibles, Considérant qu'il y a lieu d'acquérir 9 nouveaux photocopieurs multifonctions couleur pour les écoles communales, Considérant qu'il y a lieu d'acquérir 8 nouveaux photocopieurs multifonctions couleur pour les différents services administratifs de la ville, Considérant qu'il y a lieu d'acquérir 8 nouveaux petits photocopieurs multifonctions monochrome pour les différents services administratifs de la ville, Considérant qu'il y a lieu d'acquérir un nouveau photocopieur multifonction monochrome gros volume pour le service finances/recette de la ville, Considérant le rapport du service informatique en annexe, Considérant les besoins détaillés suivants : • 14 photocopieurs (9 pour les écoles, 1 pour le service de l'état civil, 1 pour le service de la direction générale, 1 pour l'hôtel de ville, 1 pour le personnel et 1 pour le juridique) Multifonctions couleurs RICOH AFICIO IMC 4500 (2.464,54 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ◦ Cotisation recupel - 0,30 euro HTVA ; ◦ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ◦ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ◦ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ; ◦ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; TOTAL : 2.469,84 euros HTVA/copieur - 34.577,76 euros HTVA ou 41.839,09 euros TVAC pour les 14 photocopieurs multifonctions • 2 photocopieurs (1 pour le service urbanisme et 1 pour le service Travaux) Multifonctions couleurs RICOH AFICIO IMC 4500 (2.464,54 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ◦ Cotisation recupel - 0,30 euro HTVA ; ◦ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ◦ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ◦ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ◦ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ◦ Magasin grande capacité latérale de 1500 feuilles LCIT RT3040 - 220,00 euros HTVA ; TOTAL : 2.689,84 euros HTVA/copieur - 5.379,68 euros HTVA ou 6.509,41 euros TVAC pour les 2 photocopieurs multifonctions • 1 photocopieur (pour le service Activités et citoyens) Multifonction couleur RICOH AFICIO IMC 4500 (2.464,54 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ◦ Cotisation recupel - 0,30 euro HTVA ; ◦ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ◦ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ◦ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ; ◦ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ◦ Finisseur Livrets SR3270 - 915,00 euros HTVA ; TOTAL : 3.384,84 euros HTVA ou 4.095,65 euros TVAC pour le photocopieur multifonction • 1 photocopieur (pour le service travaux - magasin) Multifonction RICOH AFICIO MP255SP (869,62 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ◦ Cotisation recupel - 0,30 euro HTVA ; ◦ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ◦ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ◦ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ◦ 2 magasins papier de 500 feuilles PB3210 - 245,00 euros HTVA ; TOTAL : 1.118,62 euros HTVA ou 1.353,53 euros TVAC pour le photocopieur multifonction • 3 photocopieurs (2 pour le service population et 1 pour le service travaux) Multifonctions RICOH AFICIO MP255SP (869,62 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ◦ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ◦ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ◦ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ◦ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ◦ Magasin grande capacité de 2.000 feuilles - 158,00 euros HTVA ; TOTAL : 1.031,62 euros HTVA/copieur - 3.094,86 euros HTVA ou 3.744,78 euros TVAC pour les 3 photocopieurs multifonctions • 4 photocopieurs (2 pour le service étrangers LLN, 1 pour l'accueil, 1 pour le service CDC-prévention) Multifonctions RICOH AFICIO MP255SP (869,62 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ◦ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ◦ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ◦ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ◦ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; TOTAL : 873,62 euros HTVA/copieur - 3.494,48 euros HTVA ou 4.228,32 euros TVAC pour les 4 photocopieurs multifonctions • 1 photocopieur (pour le service finances) Multifonction RICOH AFICIO MP5055SP (2.552,41 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ◦ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ◦ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ◦ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ◦ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ; ◦ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ◦ Finisher SR3230 - 790,00 euros HTVA ; TOTAL : 3.347,71 euros HTVA ou 4.050,73 euros TVAC pour le photocopieur multifonction Considérant qu'il y a lieu d'acquérir l'ensemble de ces photocopieurs multifonctions via la centrale d'achat du SPW, sur base de la convention d'adhésion approuvée par le Conseil communal le 25 mai 2009, permettant à la Ville d'effectuer des commandes sur le marché T0.05.01-17J03 portant sur l'acquisition et la maintenance de photocopieurs multifonctions, Considérant que le montant global estimé de ce marché s'élève à 54.397,95 euros hors TVA ou 65.821,53 euros, 21% TVA comprise, Considérant que ce marché passé par le SPW comprend un contrat d'entretien (points 1.6 et 2.4.2. du cahier spécial des charges) conclu pour une première période fixe de cinq ans sans tacite reconduction à dater de la livraison des photocopieurs multifonctions, Considérant que si au terme des cinq années du contrat d'entretien, le nombre de copies effectivement réalisées est inférieur au nombre de copies pour lequel le photocopieur multifonction est prévu, le contrat d'entretien peut être reconduit annuellement sur demande expresse du pouvoir adjudicateur et moyennant accord de l'adjudicataire, Considérant que cette prolongation d'une année pourra se faire au maximum à trois reprises, Considérant que le montant des contrats d'entretiens sera établi comme suit : • pour les photocopieurs multifonctions RICOH AFICIO IMC 4500: ◦ prix par copie/par impression A4/A3 N&B - 0,0029 euros HTVA ; ◦ prix par copie/par impression) A4/A3 Couleur - 0,0220 euros HTVA ; • pour les photocopieurs multifonctions RICOH AFICIO MP255SP : ◦ prix par copie/par impression A4/A3 - 0,0035 euros HTVA ; • pour les photocopieurs multifonctions RICOH AFICIO MP5055SP : ◦ prix par copie/par impression A4/A3 - 0,0029 euros HTVA ; Considérant qu'il est impossible de prévoir exactement le nombre de copies réalisées sur une année pour chacun de ces photocopieurs multifonctions, Considérant dès lors qu'il y aura lieu d'engager un montant à l'ordinaire pour le contrat d'entretien de chacun des photocopieurs multifonctions, en fonction des consommations de chaque service et sur base des prix présentés ci- dessus, Considérant que les crédits permettant la dépense relative aux contrats d'entretiens sont inscrits au budget ordinaire de l'exercice 2020, aux articles 104/12312, 421/12302, 722/12302 et 930/12302 et sera prévu aux budgets des années 2021 à 2025, Considérant que le crédit permettant la dépense relative à l'investissement pour les 13 photocopieurs multifonctions liés aux services généraux de la ville est inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 10405/742-53 (n° de projet 20200099), Considérant que le crédit permettant la dépense relative à l'investissement pour les 3 photocopieurs multifonctions liés au service travaux de la ville est inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 421/742-53 (n° de projet 20200099), Considérant que le crédit permettant la dépense relative à l'investissement pour les 9 photocopieurs multifonctions liés aux écoles communales est inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 722/742-53 (n° de projet 20200094), Considérant que le crédit permettant la dépense relative à l'investissement pour le photocopieur multifonction lié au service urbanisme est inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 930/742-53 (n° de projet 20200126),

1. D'approuver le projet d'achat des 26 photocopieurs multifonctions pour un montant total estimé de 65.821,53 euros TVAC et se décrivant comme tel : ◦ 14 photocopieurs (9 pour les écoles, 1 pour l'état civil, 1 pour la direction générale, 1 pour l'hôtel de ville, 1 pour le personnel et 1 pour le juridique) multifonctions RICOH AFICIO IMC 4500 (2.464,54 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ▪ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ▪ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ▪ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ▪ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ; ▪ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; TOTAL : 2.469,84 euros HTVA/copieur - 34.577,76 euros HTVA ou 41.839,09 euros TVAC pour les 14 photocopieurs multifonctions ◦ 2 photocopieurs (1 pour le service urbanisme et 1 pour le service Travaux) multifonctions RICOH AFICIO IMC 4500 (2.464,54 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ▪ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ▪ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ▪ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ▪ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ▪ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ▪ Magasin grande capacité latérale de 1500 feuilles LCIT RT3040 - 220,00 euros HTVA ; TOTAL : 2.689,84 euros HTVA/copieur - 5.379,68 euros HTVA ou 6.509,41 euros TVAC pour les 2 photocopieurs multifonctions ◦ 1 photocopieur (pour le service Activités et citoyens) Multifonction RICOH AFICIO IMC 4500 (2.464,54 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ▪ Cotisation recupel - 0,30 euro HTVA ; ▪ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ▪ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ▪ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ; ▪ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ▪ Finisseur Livrets SR3270 - 915,00 euros HTVA ; TOTAL : 3.384,84 euros HTVA ou 4.095,65 euros TVAC pour le photocopieur multifonction ◦ 1 photocopieur (pour le service travaux - magasin) Multifonction RICOH AFICIO MP255SP (869,62 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ▪ Cotisation recupel - 0,30 euro HTVA ; ▪ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ▪ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ▪ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ▪ 2 magasins papier de 500 feuilles PB3210 - 245,00 euros HTVA ; TOTAL : 1.118,62 euros HTVA ou 1.353,53 euros TVAC pour le photocopieur multifonction ◦ 3 photocopieurs (2 pour le service population et 1 pour le service travaux) Multifonctions RICOH AFICIO MP255SP (869,62 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ▪ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ▪ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ▪ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ▪ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ▪ Magasin grande capacité de 2.000 feuilles - 158,00 euros HTVA ; TOTAL : 1.031,62 euros HTVA/copieur - 3.094,86 euros HTVA ou 3.744,78 euros TVAC pour les 3 photocopieurs multifonctions ◦ 4 photocopieurs (2 pour le service étrangers LLN, 1 pour l'accueil, 1 pour le service CDC- prévention) Multifonctions RICOH AFICIO MP255SP (869,62 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ▪ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ▪ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ▪ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ▪ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; TOTAL : 873,62 euros HTVA/copieur - 3.494,48 euros HTVA ou 4.228,32 euros TVAC pour les 4 photocopieurs multifonctions ◦ 1 photocopieur (pour le service finances) Multifonction RICOH AFICIO MP5055SP (2.552,41 euros HTVA) avec les caractéristiques suivantes : ▪ Cotisation recupel - 0,30 euros HTVA ; ▪ Module fax - 1,00 euro HTVA ; ▪ Séparateur de travaux - 1,00 euro HTVA ; ▪ Logiciel OCR - 1,00 euro HTVA ; ▪ Déménagement avec réinstallation au sein d'un même bâtiment et entre deux bâtiments - 2,00 euros HTVA ; ▪ Finisher SR3230 - 790,00 euros HTVA ; TOTAL : 3.347,71 euros HTVA ou 4.050,73 euros TVAC pour le photocopieur multifonction 2. De commander via la centrale d'achat du SPW, sur base de la convention d'adhésion « SPW-DGT2 » approuvée par le Conseil communal le 25 mai 2009, permettant à la Ville d'effectuer des commandes sur le marché T0.05.01-17J03 portant sur l'acquisition et la maintenance de photocopieurs multifonctions. 3. D'approuver les contrats d'entretiens reliés à ce marché pour une première période fixe de cinq ans sans tacite reconduction à dater de la livraison des photocopieurs multifonctions le montant des contrats d'entretien sera établi comme suit : ◦ pour les photocopieurs multifonctions RICOH Aficio IMC 4500: ▪ prix par copie/par impression A4/A3 N&B - 0,0029 euros HTVA ; ▪ prix par copie/par impression) A4/A3 Couleur - 0,0220 euros HTVA ; ◦ pour les photocopieurs multifonctions RICOH Aficio MP255SP : ▪ prix par copie/par impression A4/A3 - 0,0035 euros HTVA ; ◦ pour les photocopieurs multifonctions RICOH Aficio MP5055SP : ▪ prix par copie/par impression A4/A3 - 0,0029 euros HTVA. 4. De financer la dépense relative aux contrats d'entretiens par le crédit inscrit au budget ordinaire de l'exercice 2020, aux articles 104/12312, 421/12302, 722/12302 et 930/12302 et de prévoir du crédit aux budgets des années 2021 à 2025. 5. De financer la dépense relative à l'investissement pour les 13 photocopieurs multifonctions liés aux services généraux de la ville par le crédit inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 10405/742-53 (n° de projet 20200099). 6. De financer la dépense relative à l'investissement pour les 3 photocopieurs multifonctions liés au service travaux de la ville par le crédit inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 421/742- 53 (n° de projet 20200099). 7. De financer la dépense relative à l'investissement pour les 9 photocopieurs multifonctions liés aux écoles communales par le crédit inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 722/742- 53 (n° de projet 20200094). 8. De financer la dépense relative à l'investissement pour le photocopieur multifonction lié au service urbanisme par le crédit inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2020, à l'article 930/742-53 (n° de projet 20200126). 9. De transmettre cette délibération au service finances.

• 2020-05-04: 'grab from web'

Arguments

Evaluations

Carte d'arguments

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Certaines informations n'appuient pas un choix mais méritent d'être publiées

Gestion des processus

Sémantique

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